Otwarcie, czyli o czym trzeba pamiętać (lub o czym zazwyczaj zapominamy)

Otwarcie nowego sklepu, knajpy, butiku, szkoły tańca czy jakiegokolwiek miejsca, w którym zazwyczaj spotykamy swoich klientów powinno być wydarzeniem szczególnym. Takim, które na długo zapisze się w ich pamięci. Ważne, aby nie dopuścić do tego, by w tejże pamięci wylądowały tzw. braki.
Skupię się dziś na dwóch, w mojej opinii, najważniejszych kwestiach, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

1.     Otwarcie miejsca, które jeszcze nie było „używane” łączy się przede wszystkim ze sprawdzeniem, czy mamy w nim na pewno WSZYSTKO, co będzie nam potrzebne podczas oficjalnego otwarcia.

Najlepsza rada na tę okazję: poczuj się jak gość. Wejdź do otwieranego „miejsca” zachowując się jak osoba zaproszona. Pomyśl, co będzie robił twój gość w chwilach, kiedy nie będziesz się nim zajmował. Czy będzie wiedział, gdzie może zostawić okrycie wierzchnie? Czy trafi do toalety bez pytania przypadkowych osób o drogę? Czy będzie miał miejsce, żeby usiąść i chwilę odpocząć? Te z pozoru małe rzeczy niejednokrotnie wpływają na humor twoich gości. To, że pomyślisz o nich wcześniej, zostanie docenione.

Krok po kroku

Przejdź się po wszystkich pomieszczeniach. Pomyśl, co twój gość zrobi z serwetką lub talerzykiem, które zostaną mu po posiłku. Jeśli nie chcesz zbierać śmieci z parapetu, zatroszcz się o miejsce przeznaczone właśnie dla nich. Sprawdź podłogi – usuń ewentualne kable i niebezpieczne elementy. Zaznacz  dokładnie miejsca, które są przeznaczone dla twoich gości, a te które nie są – zagrodź, a pomieszczenia zamknij na klucz. 

Sprawdź toalety. Z doświadczenia wiem, że istnieje gro osób, które oceniają miejsca przez pryzmat łazienek. Tak, są to szczególnie kobiety, a warto pamiętać, że właśnie one najchętniej dzielą się swoimi opiniami. Mydło, papier toaletowy, ręczniki i śmietnik – to podstawowa łazienkowa check lista. Oczywiste? Wielokrotnie przekonałam się, że niestety nie dla wszystkich.

Pamiętaj też o palaczach. Być może to niepopularny target, ale zawsze kilka osób w dużej grupie będzie szukało miejsca na dymka. Jeśli nie chcesz niedopałków przed wejściem do twojego „miejsca” lepiej zorganizuj im popielniczki i strefę dla palaczy.

2.     Podczas otwarcia pojawią się w naszym „miejscu” ludzie o bardzo różnych potrzebach. Nie chodzi mi ani o naszych pracowników ani klientów, a raczej o DJ-a, który umili czas gościom czy firmę cateringową, która zapełni ich brzuchy. Te osoby również potrzebują naszej specjalnej uwagi.

W związku z podwykonawcami i różnego typu osobami z zewnątrz, które pojawiają się na naszym otwarciu (choć zasady te dotyczą każdego eventu), najłatwiej będzie wymienić mi kilka problematycznych kwestii, z którymi spotkałam się podczas pracy:

- backstage, czyli miejsce dla artystów, których zapraszamy; pełni funkcję garderoby, a także miejsca odpoczynku; powinno być zaopatrzone w lustra i dobre oświetlenie, a najlepiej także osobną łazienkę (jeśli tak nie jest – niech łazienka będzie przynajmniej blisko). Pamiętajmy też o cateringu i oznakowaniu tego pomieszczenia, aby nasi goście się do niego nie zapędzili;

- za mało prądu, próba generalna instalacji elektrycznej pod kątem tego, czy „udźwignie” konsolety dj-skie, światła, mikrofony i wszelkie inne urządzenia potrzebne nam podczas imprezy powinna odbyć się możliwie najwcześniej, najlepiej dzień przed wydarzeniem. Lepiej walczyć z wywalonymi korkami mając zapas czasu. O kilku dodatkowych przedłużaczach nie muszę wspominać?;

- miejsce na wszystko, czyli jak to, co zaplanowaliśmy, ma się do rzeczywistości. Na etapie przygotowań planujemy, gdzie stanie recepcja, bar czy scena. Czasem jednak okazuje się, że nasze przewidywania były zbyt radosne i w planowanym układzie nie starczy już miejsca dla gości. Próba generalna ustawienia wszelkich potrzebnych stanowisk powinna odbyć się razem z próbą prądu, czyli jak najwcześniej;

- oświetlenie i nagłośnienie, umówmy się, że wasze „miejsce” wcale nie musi być dostosowane do przeprowadzania imprez; grunt, żeby zorientować się o tym w porę i zamówić zewnętrzny system nagłośnieniowy, a także zadbać o dodatkowe oświetlenie. Próba generalna – wiadomo – jak wyżej;

- ludzie – no cóż, nie zawsze trafiają się dobrze współpracownicy, trzeba mieć tego świadomość i możliwie najwięcej rzeczy powierzyć zaufanym osobom z własnej firmy (jedna osoba niestety wszystkiego nie zrobi, choćby bardzo chciała), a jeśli korzystamy z obsługi zewnętrznej – spotkanie i ustalenie szczegółów dotyczących imprezy wcześniej niż w jej dniu jest po prostu konieczne. Działa tu prosta zasada: nie każdy ma takie standardy pracy jak ty, niektórych trzeba ich nauczyć.

Dziś było o otwarciowych brakach, ale obiecuję, że innym razem zajmę się całą resztą.