Nie będę spał z tym człowiekiem!

Zapewnienie noclegów gościom zazwyczaj wchodzi w zakres obowiązków firmy organizującej event. Oczywiście - nie zawsze, bo zdarza się, że klient sam zechce wziąć na siebie tę przyjemną pracę ;) Niestety, najczęściej jest z tego więcej problemów niż pożytku. Generalnie, załatwianie noclegów do najłatwiejszych nie należy. O ile uda nam się znaleźć odpowiedni hotel zgodny z wytycznymi (500 miejsc, najlepiej 70% jedynek, w północno-wschodniej części kraju, z dobrym dojazdem z Warszawy, oczywiście w standardzie 4 gwiazdek, ale w cenie 2 ;)), to nie cieszmy się, że zadanie zostało wykonane. Położenie w nim naszych gości to wyzwanie dużo większe!

Nie będę spał z tym człowiekiem
Takie zdanie usłyszałam podczas jednej z konferencji, w których podział obowiązków zaproponował klient - agencja znajduje hotel i bukuje pokoje, klient udostępnia gościom konferencji formularze do zapisów na noclegi. Mogą w nich wpisywać, że chcą spać w pokoju z X (pula jedynek była bardzo mała), ale jeśli przyjeżdżają sami - sąsiad lub sąsiadka zostanie im dopasowany/a losowo.
TRZEBA założyć, że ktoś, kto w pierwszej fazie podpisał się pod formularzem informującym o tym, że do pokoju dokoptowana zostanie mu inna osoba, na miejscu będzie chciał to zmienić. Dlatego zawsze przy dużych imprezach z noclegami należy mieć kilka wolnych pokoi w zapasie - dla niespodziewanych gości, prezesów lub tych, którym śpi się lepiej w odosobnieniu. Gorzej, jeśli wykupiliśmy cały hotel, wtedy dobrze znać zaprzyjaźnione obiekty w okolicy.

Nie będę spał w tym pokoju
No tak, to też się zdarza. W końcu jak człowiek opuszcza własny dom to miejsce, do którego trafia musi być idealne ;) Jeśli organizujemy noclegi dla pracowników jednej firmy spróbujmy rozwiązać problem po prostu szukając pokoju do zamiany wśród innych uczestników spotkania. Może trafi się ktoś na tyle miły, że nam pomoże dla dobra ogółu. No chyba, że maruderem jest sam pan prezes, wtedy zamieniający się raczej nie powinni stawiać oporu.
Jeśli jednak plan B nie zadziała, prawdopodobnie będzie trzeba skorzystać z dodatkowych pokoi. Przecież już wiesz, że muszą być zarezerwowane!

Obsługa w hotelu jest nie do przyjęcia!
Sprzątaczki wcale nie wymieniły moich ręczników
Jedzenie jest paskudne
Nie interesuje mnie, że sauna jest czynna od 8:00 do 21:00, ja chcę tam iść TERAZ
No cóż... polecam już na etapie ustaleń mailowo-telefonicznych zaprzyjaźnić się z pracownikiem hotelu, który będzie odpowiedzialny za naszą grupę. Nie zaszkodzi modlić się, aby była to osoba bezproblemowa, kompromisowa i doświadczona - zwłaszcza w przyjmowaniu marudnych gości. Niestety - jako obsługa musimy brać pod uwagę prośby nie tylko naszego klienta, ale też jego gości, dlatego jeszcze przed imprezą musimy wydeptać sobie ścieżki w hotelu. Polecam przyjechać przynajmniej dzień wcześniej niż wszyscy goście, pójść z naszym hotelowym "kontaktem" na kawę, zapoznać się i przyzwyczaić go do tego, że będziesz go prosić o pomoc. Bo będziesz, co do tego nie ma wątpliwości.

Oczywiście, zanim pobiegniesz na skargę, sprawdź podstawy każdej skargi. Bywa i tak, że maruder coś sobie wymyśli tylko dlatego, że lubi być w centrum uwagi i wystarczy go tylko wysłuchać, aby mieć problem z głowy. Co do jedzenia - jesteś w obiekcie dzień wcześniej, więc masz szansę popróbować i w razie dramatu - zareagować. Czasem trzeba szczerze pogadać z szefem kuchni, choć przyznam, że zazwyczaj nie są z tego faktu zadowoleni. Ale w obliczu 200 potencjalnie głodnych gości, jedna osoba nie robi już większej różnicy ;)

Wrócę na chwilę do samego wyszukiwania noclegów - o ile nie pracujecie z danym klientem na stałe i nie znacie jeszcze  jego standardów i wymogów, pamiętajcie o dobrym briefowaniu. Czasem mam wrażenie, że stary dobry brief odchodzi w zapomnienie, co mnie bardzo dziwi, bo jest najlepszym narzędziem, które pozwala dobrze przygotować ofertę. Oczywiście briefować można przez telefon, jednak ja zawsze takie ustalenia spisuję i odsyłam do akceptacji, żeby mieć "podkładkę". Kiedy klient widzi coś na piśmie, zawsze bierze większą odpowiedzialność za własne słowa. Zawsze, ale to zawsze na etapie briefowania z całych sił starajcie się ustalić budżet imprezy. Wiele razy zdarzało mi się najpierw dostać info, że 50 osób ma spać w 4 gwiazdkach, a później okazywało się, że w takim układzie w budżecie nie zostanie już nic na jedzenie. Im więcej danych, tym lepsza oferta i większe szanse na powodzenie imprezy - o tym trzeba zawsze pamiętać.

Jak ujarzmić hostessę?

Oczywiście nie będę mówić o fizycznym ujarzmianiu. Życie mnie jednak nauczyło, że hostessa w społeczeństwie funkcjonuje jako zawód, który może wykonywać każda młoda ładna dziewczyna. Jaki jest problem przez takie myślenie przekonałam się kilkukrotnie trafiając na osobniki traktujące swoją pracę dość niepoważnie.

Oczywiście, zdarzają się też hostessy cudowne – sympatyczne, inteligentne, profesjonalne. Oby się wam takie trafiały! Lepiej – zróbcie wszystko, aby wam się takie trafiały! Tylko jak?

Poszukiwania czas zacząć

Jeśli nie znamy żadnej agencji hostess ani nikt nie może nam żadnej polecić, oczywiście musimy ją znaleźć tradycyjnie – w Internecie. To żaden problem. Poszukajcie takiej, która na stronie wymienia swoich klientów i udostępnia zdjęcia z obsługiwanych imprez. Po kontakcie z wybranymi agencjami zapewne będziecie musieli określić, jakich hostess potrzebujecie, a w zamian dostaniecie zdjęcia i opisy dziewczyn, które możecie zatrudnić. No i fantastycznie, tu zaczyna się prawdziwa robota! Wybierzcie przynajmniej o połowę więcej dziewczyn niż potrzebujecie i zorganizujcie spotkanie z nimi. Tylko kontakt na żywo pozwoli wam ocenić ich nastawienie do pracy i sprawdzić, czy sprostają wymaganiom. Spotkanie powinna zorganizować oczywiście agencja, lepiej też spotkać się ze wszystkimi dziewczynami i poobserwować ich zachowania w grupie, niż ciągać je na indywidualne mitingi. Przed spotkaniem dobrze jest przekazać agencji, kim jest klient organizujący imprezę, aby ta wiadomość trafiła również do potencjalnych hostess. Te, które poświęcają swój czas i dowiadują się chociażby, czym zajmuje się firma i w jakiej branży działa, zazwyczaj są dobrym nabytkiem. Zabierzcie na spotkanie także koleżankę/kolegę, aby w razie wątpliwości móc porównać wrażenia.

Mamy wybrane dziewczyny, wróćmy zatem do ujarzmiania. Hostessy potrzebują szkoleń. Zwłaszcza, jeśli ich zadanie wychodzi ponad rozdawanie ulotek reklamowych. Jeśli dziewczyny pracują cały dzień (np. przy konferencji) trzeba dokładnie opisać im, co będą robić, jak mają się zachowywać, co mówić itp. Ważne jest również ustalenie zasad dotyczących przerw, korzystania z telefonów komórkowych i chodzenia do toalety. Jeśli hostess jest dużo, pamiętajmy, że podczas imprezy przynajmniej jedna osoba powinna zajmować się tylko opieką nad nimi.

Na co uważać?

I tu jak zwykle garść sytuacji z własnego doświadczenia. Nie zawsze trzeba zakładać najgorsze, ale zdarzyć się może naprawdę wiele. Oto kilka moich ulubionych typów, które mogą wam się trafić, szczególnie jeśli nie spotkaliście się z hostessami i ktoś je wybrał za was:

1.       Hostessa bez śniadania – trafia się najczęściej, jeśli musiała stawić się w pracy przed 9:00. Lepiej dopytać, czy dziewczyny coś jadły niż ratować przed omdleniem.

2.       Hostessa niesforna – przemyca telefon w staniku i używa go, kiedy (jak jej się zdaje) nikt nie patrzy. Czasem wciąga się tak bardzo, że zapomina przywitać gościa.

3.       Hostessa znikająca – jest, a nagle jej nie ma. Po 10 minutach szukania okazuje się, że poszła tylko na chwilę do toalety/zjeść coś/po sweter, tylko nikomu nie powiedziała. Tej trzeba pilnować szczególnie, bo kiedy znika, osoba koordynująca pracę hostess powinna zająć jej miejsce i przejąć obowiązki,

4.       Hostessa bez zegarka – poszła na przerwę i nigdy nie wróciła. Zdarza się, trzeba ją znaleźć i pospieszyć. To notoryczne zachowanie, zawsze ktoś taki się zdarza.

5.       Hostessa niezadowolona – sukienka jej się nie podoba, buty uciskają, plecy bolą i wcale nie będzie się uśmiechać. No cóż, skoro już tam z wami jest pozostaje ją motywować i następnym razem nie wybierać jej do takich trudnych zadań.

6.       Hostessa poszukująca profitów – niestety, trzeba o tym wspomnieć. Hostessy nie zawsze wszystko oddają. Czasem też coś zabierają. Rozwiązaniem pierwszego problemu jest wprowadzenie obowiązku imiennego zwrotu ubrań i akcesoriów po pracy, potwierdzanego podpisem. Rozwiązaniem problemu kradzieży jest po prostu kontrola pomieszczenia, w którym  dziewczyny trzymają swoje rzeczy. Jeśli zdarzy się jakieś zaginięcie i mamy podejrzenia co do sprawcy, koniecznie zgłośmy to zatrudniającej hostessę agencji – może uda nam się zapobiec kolejnym kradzieżom.

Po imprezie zapiszcie sobie nazwiska dziewczyn, które się sprawdziły – następnym razem nie będziecie szukać na ślepo. Oczywiście, jeśli szukacie hostów, droga do sukcesu jest taka sama.

Przed imprezą pamiętajcie także o spotkaniu na przymiarki ciuchów i butów, jeśli hostessy mają występować w specjalnych strojach. Jeśli nie ma na nie czasu (choć powinien być), poproście przynajmniej, aby dziewczyny przysłały wam dokładne wymiary. Chyba nie chcecie, żeby którejś sukienka się nie dopinała, a inna nosiła własne adidasy zamiast eleganckich pantofli.

Otwarcie, czyli o czym trzeba pamiętać (lub o czym zazwyczaj zapominamy)

Otwarcie nowego sklepu, knajpy, butiku, szkoły tańca czy jakiegokolwiek miejsca, w którym zazwyczaj spotykamy swoich klientów powinno być wydarzeniem szczególnym. Takim, które na długo zapisze się w ich pamięci. Ważne, aby nie dopuścić do tego, by w tejże pamięci wylądowały tzw. braki.
Skupię się dziś na dwóch, w mojej opinii, najważniejszych kwestiach, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

1.     Otwarcie miejsca, które jeszcze nie było „używane” łączy się przede wszystkim ze sprawdzeniem, czy mamy w nim na pewno WSZYSTKO, co będzie nam potrzebne podczas oficjalnego otwarcia.

Najlepsza rada na tę okazję: poczuj się jak gość. Wejdź do otwieranego „miejsca” zachowując się jak osoba zaproszona. Pomyśl, co będzie robił twój gość w chwilach, kiedy nie będziesz się nim zajmował. Czy będzie wiedział, gdzie może zostawić okrycie wierzchnie? Czy trafi do toalety bez pytania przypadkowych osób o drogę? Czy będzie miał miejsce, żeby usiąść i chwilę odpocząć? Te z pozoru małe rzeczy niejednokrotnie wpływają na humor twoich gości. To, że pomyślisz o nich wcześniej, zostanie docenione.

Krok po kroku

Przejdź się po wszystkich pomieszczeniach. Pomyśl, co twój gość zrobi z serwetką lub talerzykiem, które zostaną mu po posiłku. Jeśli nie chcesz zbierać śmieci z parapetu, zatroszcz się o miejsce przeznaczone właśnie dla nich. Sprawdź podłogi – usuń ewentualne kable i niebezpieczne elementy. Zaznacz  dokładnie miejsca, które są przeznaczone dla twoich gości, a te które nie są – zagrodź, a pomieszczenia zamknij na klucz. 

Sprawdź toalety. Z doświadczenia wiem, że istnieje gro osób, które oceniają miejsca przez pryzmat łazienek. Tak, są to szczególnie kobiety, a warto pamiętać, że właśnie one najchętniej dzielą się swoimi opiniami. Mydło, papier toaletowy, ręczniki i śmietnik – to podstawowa łazienkowa check lista. Oczywiste? Wielokrotnie przekonałam się, że niestety nie dla wszystkich.

Pamiętaj też o palaczach. Być może to niepopularny target, ale zawsze kilka osób w dużej grupie będzie szukało miejsca na dymka. Jeśli nie chcesz niedopałków przed wejściem do twojego „miejsca” lepiej zorganizuj im popielniczki i strefę dla palaczy.

2.     Podczas otwarcia pojawią się w naszym „miejscu” ludzie o bardzo różnych potrzebach. Nie chodzi mi ani o naszych pracowników ani klientów, a raczej o DJ-a, który umili czas gościom czy firmę cateringową, która zapełni ich brzuchy. Te osoby również potrzebują naszej specjalnej uwagi.

W związku z podwykonawcami i różnego typu osobami z zewnątrz, które pojawiają się na naszym otwarciu (choć zasady te dotyczą każdego eventu), najłatwiej będzie wymienić mi kilka problematycznych kwestii, z którymi spotkałam się podczas pracy:

- backstage, czyli miejsce dla artystów, których zapraszamy; pełni funkcję garderoby, a także miejsca odpoczynku; powinno być zaopatrzone w lustra i dobre oświetlenie, a najlepiej także osobną łazienkę (jeśli tak nie jest – niech łazienka będzie przynajmniej blisko). Pamiętajmy też o cateringu i oznakowaniu tego pomieszczenia, aby nasi goście się do niego nie zapędzili;

- za mało prądu, próba generalna instalacji elektrycznej pod kątem tego, czy „udźwignie” konsolety dj-skie, światła, mikrofony i wszelkie inne urządzenia potrzebne nam podczas imprezy powinna odbyć się możliwie najwcześniej, najlepiej dzień przed wydarzeniem. Lepiej walczyć z wywalonymi korkami mając zapas czasu. O kilku dodatkowych przedłużaczach nie muszę wspominać?;

- miejsce na wszystko, czyli jak to, co zaplanowaliśmy, ma się do rzeczywistości. Na etapie przygotowań planujemy, gdzie stanie recepcja, bar czy scena. Czasem jednak okazuje się, że nasze przewidywania były zbyt radosne i w planowanym układzie nie starczy już miejsca dla gości. Próba generalna ustawienia wszelkich potrzebnych stanowisk powinna odbyć się razem z próbą prądu, czyli jak najwcześniej;

- oświetlenie i nagłośnienie, umówmy się, że wasze „miejsce” wcale nie musi być dostosowane do przeprowadzania imprez; grunt, żeby zorientować się o tym w porę i zamówić zewnętrzny system nagłośnieniowy, a także zadbać o dodatkowe oświetlenie. Próba generalna – wiadomo – jak wyżej;

- ludzie – no cóż, nie zawsze trafiają się dobrze współpracownicy, trzeba mieć tego świadomość i możliwie najwięcej rzeczy powierzyć zaufanym osobom z własnej firmy (jedna osoba niestety wszystkiego nie zrobi, choćby bardzo chciała), a jeśli korzystamy z obsługi zewnętrznej – spotkanie i ustalenie szczegółów dotyczących imprezy wcześniej niż w jej dniu jest po prostu konieczne. Działa tu prosta zasada: nie każdy ma takie standardy pracy jak ty, niektórych trzeba ich nauczyć.

Dziś było o otwarciowych brakach, ale obiecuję, że innym razem zajmę się całą resztą.

O co w tym chodzi?

Lubię eventy. Na co dzień zawodowo zajmuję się czym innym, ale w życiu przygotowałam kilkadziesiąt eventowych ofert i "obsłużyłam na miejscu" kilkadziesiąt imprez. Muzycznych, firmowych, modowych, różnych. Oferty mnie nie kręcą, dlatego robi je ktoś inny, ale obsługa - jak najbardziej. Adrenalina i bolące nogi, praca na ostatnią chwilę i do samego rana, składanie teczek konferencyjnych i pomoc gościom - to mnie po prostu cieszy. Stąd ten blog, z moimi obserwacjami, poradami. Ma pewne rzeczy uporządkować, dla mnie samej, ale też dla innych. Nie twierdzę, że zawarte w nim porady wystarczą, aby stać się eventowcem - do tego trzeba przede wszystkim doświadczenia, ale mam nadzieję, że komuś się przydadzą i pomogą, chociażby na początku ścieżki.

Więc dajcie znać, co myślicie, chętnie się dowiem.